如何成爲一個好祕書
所謂祕書，是指領導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員。他們以輔助決策，綜合協調，溝通信息，辦文、辦會、辦事等爲主要職能，是領導者、主事者的參謀和助手。祕書工作的重要性、工作的特徵以及其工作的繁雜程度，決定了做一名合格的祕書需要具備許多的素質。
祕書人員的工作十分重要，祕書人員既是業務人員，也是管理人員，因而祕書所處的位置十分重要，甚至可以說祕書人員的素質及其工作效率，直接影響到整個單位的形象及其在市場經濟環境中的競爭力。祕書的工作具有中介性、直接性、全面性、服務性、被動性、潛隱性、機密性等七個特徵。祕書的工作可謂又多又雜，包括日常事務管理、接待事務、會議事務、行政事務、信訪事務、查研究事務、文書檔案事務、寫作事務、協調工作、督察工作以及其他領導臨時交辦的任務等十多項內容。這些因素就決定着祕書永遠要比別人“多一顆心”，同時也決定了，要成爲一名合格的祕書，就必須具備許多素質。
一、合格祕書必備素質之一 ——基本素質
1、身體素質：健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任祕書工作的。
2、 心理素質：要時刻保持良好的心態，心理狀態要正常，不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態從事自己的工作。一個有着心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好祕書工作的。
3、思想素質：這是更高的一項要求，作爲現代社會的高級管理人員，在一個國際知名的機構裏工作，應當具有愛崗敬業精神、實事求是精神和開拓創新精神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。
二、合格祕書必備素質之二——業務素質
1、理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握紮實的基礎知識，包括法律、外語、經貿以及對業務工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關注的法學領域的新的發展動態。
2、實踐經驗：要注意總結工作中好的經驗，儘量避免走彎路，要經常進行經驗交流，要多向有經驗的人學習。
3、辦事能力：祕書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務，都要注意鍛鍊自己的辦事能力，提高辦事效率並應掌握一定的辦事方法與技巧。
三、合格祕書必備素質之三——文化素質
1、社會科學 學好專業知識應是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文化素養，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。
2、自然科學：仲裁、調解案件五花八門，常常要涉及自然科學的有關知識，如機械設備，建築工程，醫藥化學等。一方面，我們平時要注意積累;另一方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學一學這方面的知識。
3、外語：祕書在辦理的案件中，涉外案件佔有很大的比例，經常涉及外國當事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經常運用外語。要使自己成爲既懂業務又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。
四、合格祕書必備素質之四—— 掌握一定的工作原則、方法和藝術
作爲現代社會的祕書人員或管理人員，我們應該學會：堅持工作原則，運用工作方法，講究工作藝術。爲此，我們要做到以下幾點：
1、要協調好各種關係：包括與本部門的領導之間，同事之間;與仲裁員/調解員之間的關係;與當事人的關係，與律師的關係;與有關部門的關係等。在協調與本部門領導的關係時，要作到尊重領導，維護領導的威信，適應領導的工作習慣、工作方法、工作風格以及工作特點。對待當事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風，也不要沾染市儈的習氣。此外，要注意與有關部門建立和保持良好的工作關係，如外貿部門，商檢機構，會計師事務所等。這對於我們搞好工作也是大有好處的。
2、要掌握理事藝術
(1)工作要有計劃 ;(2)養成良好的工作習慣：今日事今日畢，能馬上辦的決不要等一會兒再辦，一件事情要一抓到底，不要半途而廢。目標明確，有始有終;始終把握工作的中心：工作安排要主次分明，不能“眉毛鬍子一把抓”，重要的事先辦，急事先辦，及時處理;對大事要高度重視，一抓到底，而相對來說不太重要的事則可以放後緩辦。
3、要有較高的說、寫能力， 即語言表達能力和文字寫作功夫， 這也是做好祕書工作必須具備的。在實際工作中，都體會到，祕書工作涉及到的關係方方面面，既有人，又有事，千頭萬緒，林林總總。然俗語到：“千條線，一根針”，我們就是這根“針”，運用得好，你會有條不紊，遊刃有餘;運用不好，你會手忙腳亂，焦頭爛額。
五、合格祕書必備素質之五——良好的心態
祕書是個讓人歡喜讓人憂的職位，雖然有風光的時候，但更多的是受苦受累。有人形象地將祕書崗位比喻爲人體的胃，每天要容納各種酸甜苦辣的食物，並根據人體所需的營養成分，將經過消化過濾後的精華輸送到需要的地方，同時還要排除其糟粕。因此有人說，祕書決不是什麼人都能幹的，真可謂當祕書難，當稱職的祕書更難。
因而，做一名合格的祕書，除了要具備以上的素質之外，更重要的是要擺正自己的心態。古曰“天降大任於斯人也，必先苦其心志，勞其筋骨，餓其體膚，空乏其身，行拂亂其所爲，增益其所不能。” 遇到挫折時應進行冷靜分析，從客觀、主觀、目標、環境、條件等方面，找出受挫的原因，採取有效的補救措施。樹立一個辯證的挫折觀，經常保持自信和樂觀的態度，要認識到正是挫折和教訓才使我們變得聰明和成熟，正是失敗本身才最終造就了成功。學會自我寬慰，能容忍挫折。要心懷坦蕩，情緒樂觀，發奮圖強。善於化壓力爲動力，改變內心的壓抑狀態，以求身心的輕鬆，從而讓目光面向未來。
