優秀文祕具備的職業素養

文祕工作人員是領導身邊的參謀助手，擔負着聯絡上下、協調左右、參與政務、辦理事務等重要職責。下面是小編爲大家詳細介紹優秀文祕具備的職業素養，歡迎大家閱讀！

一、具備四種素質，夯實工作基礎

首先，要有良好的身體素質。爲什麼這麼說呢，因爲祕書人員從事的是一個特殊崗位的工作，沒有節假日，沒有雙休日，加班加點是常事。工作起來超強度，超負荷，隨時保持待命狀態，爲領導服務要求隨叫隨到，既要費腦筋，又要出力出汗。沒有良好的身體素質，繁重的工作、緊張的狀態、超負荷的壓力會讓人吃不消的。因此，不管一個人思想多先進，品德多高尚，知識多淵博，但如果體質欠佳甚至體弱多病，那就力不從心，只能空懷壯志而已。因此，對於祕書而言，良好的身體是必須具備的根本素質。

其次，要有紮實的文學素質。祕書作爲領導的助手和參謀，一是記錄和抄寫;二是文稿起草。記錄，有領導的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會議記錄和電話記錄等等;抄寫，即對字跡潦草或因在起草過程中經反覆推敲、多次修改和勾劃的文稿進行譽寫以便於繼續修改或交付打印。幫助領導攥寫稿件使之能騰出時間去做其它工作，這是祕書應盡的責任。起草文稿，是祕書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領導和祕書合作進行的。有時，是領導親自動手，祕書幫助譽寫。以及做一些收集、補充和核實;有時，是領導口授主要內容，祕書記下後負責文字的加工整理;有時則是領導只口授一個要點，或者同祕書一起在討論中形成一個要點，然後由祕書據此去收集材料、推敲觀點，形成文字。這最後一種，領導只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由祕書單獨負責。特別需要指出的是，在起草文稿的時候，祕書不但可以在醞釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領導參考，而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領導人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實、全面、生動地反映傳達領導的決策、方針、意圖等，並使之成爲羣衆性的行動。

三是要有無私的德行素質。一個合格的祕書，一不爲名，二不爲利，任勞任怨，甘當無名英雄：經常擬稿，但自己不署名，也不拿稿費;經常組織會議，但自己從不上主席臺;經常熬夜，但白天還得正常工作;節假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂，但自己還得值班，不能休息，等等。這一切，還往往得不到家人的支持，別人的理解和社會的公認。凡此種種，都說明一點，只有“才”沒有“德”的人，是不可能勝任祕書工作的;沒有一個全心全意爲人服務的心，是當不了一個祕書的。

四是要有能夠提供參謀的素質。辦公室是一級領導決策的參謀部，辦公室的同志都是“參謀長”。既然是“參謀長”，就不能混同於一般的“小兵”，不能只是坐等“聽喝”，奉命辦事，背動工作，而應圍繞“中心”工作，貼近領導思路，積極做好決策眼務。當好參謀應做到四個方面：一要貼近領導，與領導“同頻共振”。想領導之所想，謀領導之所慮，力爭謀在關鍵處，謀在點子上;二要超前運作，不做事後“小諸葛”。在決策前要提前介入，先行調研，結合實際，提出一些建議和意見，供領導決策參考;決策中，要注意瞭解社會動向，及時反饋信息，確保決策客觀可行;三要敢於進言，善於出謀劃策。作爲“參謀”就要敢爲領導出謀劃策，拾遺補缺，既能發現問題，又善於提出解決問題的辦法和建議。當然進言時，要注意方法，不可把自已觀點強加於領導，做到“獻計不決策”;四要出於公心，不向領導進饞言。“參謀人員” 只有出於公心，參謀的東西纔有價值。辦公室人員切忌出於私心進饞言，這樣不僅會導致領導決策出現偏差，而且會影響幹羣團結，影響領導形象。

二、樹立八種意識，提高業務能力

一是服務意識。爲領導、爲基層、爲羣衆搞好服務是辦公室重要工作職責。服務工作搞得好不好，能不能讓領導滿意、基層滿意、羣衆滿意，是衡量辦公室工作的根本標準。一要做好決策服務。在領導決策前和決策中，辦公室要在調查研究的基礎上，及時提出具有價值的信息、意見和建議，凡事想在前、做在前、服務在前，真正成爲領導稱心的參謀助手。爲領導服務還應注重把好辦文、辦會關，努力精簡文件，壓縮會議，減少領導一般性應酬活動，爲領導擠出更多的時間深入基層，調查研究;二要做好協調服務。對內要強調團結協作、步調一致，對外要理順和處理好各種工作關係，既堅持原則，又注意工作的靈活性，確保政令暢通;三要做好日常眼務。接聽電話、辦文辦會、編髮信息等，這些工作看起來是小事，但事事件件都與黨和政府工作緊密相連，耽誤了就是大事。因此，不論是政務工作、事務工作，還是後勤保障，哪一個環節都不能疏忽大意，不能出現差錯。辦公室日常服務既要雷厲風行、積極主動，又要一絲不苟、縝密處理，要做到忙而不亂、有條不紊，確保機關日常秩序和工作的順利進行。

二是大局意識。辦公室能夠起到承上啓下的作用，具有自上而下的傳遞機制。單位領導特別是“一把手”處於整個指令傳遞系統的頂端，他制定的決策或發出的指令一般具有政治性、全局性和戰略性，在各項工作中至關重要。因此，作爲祕書，對自己所處的指令系統都應該有一個清醒的認識，對哪些工作是“一把手”重視和要求的、哪些工作是分管領導命令和要求的，哪些工作是自己組織和開展的，都要加以區分對待。在工作中，辦公室祕書經常會同時碰到好幾項工作，特別是經常面對突發性、臨時性而又帶有政治性的工作，一不冷靜就會忙得手忙腳亂，如同熱鍋上的螞蟻。爲了避免自己陷入被動，這就要求祕書在工作中強化“大局意識”，善於分析和抓住主要矛盾、矛盾的主要方面，做好工作的排序，調配和統籌好精力、時間、財力等資源，對突發性、臨時性的工作保持積極態度，想方設法去完成的同時把其他工作做好。

三是形象意識。一級政府、一個部門面向社會、面向羣衆的窗口。辦公室人員的一言一行、一舉一動，都會直接影響到部門形象和領導聲譽。因此，辦公室人員要從一點一滴的細微小事做起，高標準、嚴要求，注重道德修養，提高內在素質，培養良好作風。要樹立全心全意爲人民服務的思想，對前來辦文辦事、聯繫工作的人員和來訪羣衆，要熱情接待，不可盛氣凌人，消除“門難進、臉難看、話難說、事難辦” 的現象，要從“熱心辦、馬上辦、認真辦、辦得好” 上下功夫，樹立“熱情、文明、勤政、高效” 的良好形象。

四是信息意識。當今時代是一個信息時代，增強信息意識是祕書人員提高工作效率的重要保證。祕書人員每天接觸的各種公文、請示、報告等材料中含有大量信息，祕書人員應在對這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進行嚴格的取捨，把最有用的信息提供給領導。

五是信超前意識。超前意識是祕書人員在領導決策之前的思維活動和心理感受，它受祕書人員自身素質、思維方式和對情況、資料的熟悉、佔有、掌握程度及信息敏感度等因素的影響。祕書人員科學、準確的超前意識，可以對領導決策發揮積極的推動作用;反之，則有可能影響領導決策的正確性。

六是學習意識。社會在發展，時代在更新，辦公室人員的知識也必須隨之而更新。加之入世之後，經濟運行和社會生活都面臨着一些新情況、新問題。辦公室要“研究新情況，解決新問題，形成新認識，開闢新境界”，適應新形勢，必須加強學習。一要加強政治理論學習，提高政治覺悟和政策水平;二要加強科技知識學習，提高超前思維和參謀能力;三要加強法制常識學習，提高依法行政和管理水平;四要加強本職業務學習，提高業務能力和寫作水平。

七是保密意識。無論在機關，還是在企業，祕書是離領導身邊最近的人。可以說，祕書不僅充分熟悉領導的工作習慣、工作作風，還在一定程度上懂得領導許多私事。這就要求祕書要有保密意識，懂得什麼事情該說，什麼話該說，什麼事情和什麼話不該說。一般情況下，對那些領導在醞釀，尚未作出最終決策或決定的事情，祕書一定要謹慎再謹慎，不能隨意下結論，逢人就說，到處宣揚。同樣，對領導的一些私事和外出行徑，除領導交代可以告訴其他人外，祕書也不能隨便告訴別人，要注意保密。對於領導的工資和待遇，祕書更加不能把它透露給別人。

八是律己意識。辦公室人員事事、時時、處處都要以身作則、率先垂範。在政治上，要有堅定的信念，始終與黨中央保持高度一致，在大是大非面前，站穩腳跟，旗幟鮮明，經受得起大風大浪的考驗;在工作上，要愛崗敬業，勤勤懇懇，兢兢業業，奮發進取，做到“幹一行、愛一行、專一行，行行爭先”;在生活中，要勤儉樸素，兩袖清風，“寧公而貧，不私而富”，警惕各種xx思想的侵蝕，管住自己的腿，不去不該去的地方;管住自己的嘴，不吃不該吃的宴請;管住自己的手，不拿不該拿的東西，樹立廉潔勤政的公僕形象。